Acte necesare

Informaţii generale

 

Orice persoană care trebuie să semneze un act în faţa notarului public trebuie să prezinte acte de identificare. De regulă, această identificare se realizează prin intermediul cărţii/buletinului de identitate. Actul de identitate trebuie prezentat în original. Toate celelalte înscrisuri necesare trebuie prezentate în original sau în copie legalizată. În principiu, părţile trebuie să se prezinte personal pentru semnarea actelor sau prin mandatar, cu procură încheiată în formă autentică la un birou notarial. Este indicat ca persoanele căsătorite să prezinte certificatul de căsătorie şi, după caz, convenţia matrimonială încheiată.

 

Actele translative de proprietate imobiliară sau de constituire de drepturi reale imobiliare (uzufruct, uz, abitaţie, servitute, superficie etc.) nu se pot instrumenta fără înscrierea imobilului respectiv în cartea funciară.

 

În ceea ce priveşte actele încheiate de persoanele juridice, este nevoie în principiu de actele constitutive ale acelei entităţi, dovada dobândirii personalităţii juridice (de exemplu, certificatul de înmatriculare la registrul comerţului pentru societăţile cu personalitate juridică, certificatul de înregistrare a fundaţiei în registrul special etc.), precum şi dovada faptului că persoana care va veni să semneze pentru persoana juridică are dreptul de a încheia acte pe seama acesteia (de exemplu, procură autentică, certificat constatator de la registrul comerţului din care să rezultate calitatea de administrator al societăţii etc.).

 

În cazul existenţei unui drept de preempţiune ori de preferinţă la contractare, este nevoie de prezentarea documentaţiei care atestă respectarea procedurii privind exercitarea acestui drept (de exemplu, în cazul art. 1746 C. civ., art. 1828 C. civ., art. 1849 C. civ., art. 45 C. silvic, art. 4 alin. 4 din Legea nr. 422/2001, art. 1 alin. 2 din Ordonanta Guvernului nr. 70/2002, art. 17, 19 şi 42 din Legea nr. 10/2001, art. 36 din Legea nr. 182/2000, art. 12 din Legea nr. 346/2004, art. 37 din Legea nr. 33/1994, art. 11 din Legea nr. 238/2004, art. 10 din Legea nr. 85/2003, Legii nr. 17/2014, art. 18 alin. 2 din Legea nr. 102/2014).

 

În cazul folosirii în actul notarial a unor date personale privind altă persoană decât semnatarul actului, este posibil, după caz (în funcție de actul normativ aplicabil), să fie nevoie de acordul în scris al acelei persoane pentru folosirea datelor personale.

 

În continuare, puteți afla principalele acte necesare pentru principalele proceduri notariale. Enumerarea însă nu este limitativă, de la caz la caz fiind necesare înscrisuri suplimentare. Pentru detalii, se recomandă prezenţa persoanei interesate la biroul notarial sau contactarea noastră telefonică ori prin intermediul poștei electronice. În cazul poștei electronice, avem rugămintea ca solicitanții să menționeze și un număr de telefon pentru contactare.

 

 a) Procedura succesorală:

 

-certificatul de deces şi acte de stare civilă care fac dovada relaţiei de rudenie a succesibililor cu defunctul (certificate de căsătorie, certificate de naştere etc.);

-testament în original (dacă există), fie încheiat în formă autentică, fie olograf;

- certificat de atestare fiscală, în termen de valabilitate, eliberat pentru defunct de către organul fiscal central;    

- (pentru imobile şi/sau autovehicule): certificat de atestare fiscală, în termen de valabilitate, eliberat pe numele defunctului de către organul fiscal local, în care sa figureze bunul respectiv;

- înscrisuri doveditoare de drepturi asupra bunurilor, respectiv, după caz (cu titlu exemplificativ): act concesiune loc de veci şi adeverinţă privind valoarea acelui loc de veci, certificate de acţionar, carnete CEC, extrase de cont sau adresă de la bancă (pentru sumele de bani depuse de către defunct); pentru imobile: acte de proprietate (de exemplu, contract vânzare-cumpărare cu dovada de achitare a restului de preţ, titlu de proprietate, ordin al prefectului, autorizaţie construire sau contract de construire, proces verbal de recepţie la terminarea lucrărilor etc); certificat de moştenitor (dacă există); documentaţie cadastrală (dacă există), încheiere de intabulare în cartea funciară (dacă există); pentru autovehicule: carte de identitate a autovehiculului, certificat de înmatriculare; actul de proprietate (de exemplu, contract vânzare-cumpărare, factură și chitanță plată etc.), certificat de moştenitor (dacă există).

Este de precizat și că, pentru dezbaterea succesorală, va fi nevoie de prezența a cel puțin doi martori (de principiu, străini de familie) care să-l fi cunoscut o perioadă îndelungată pe defunct.

 

b) Procedura divorţului prin acordul soţilor  

 

- certificatele de naştere şi de căsătorie ale soţilor, în original; 

- certificatele de naştere ale copiilor minori rezultaţi din căsătorie/din afara căsătoriei/din adopție, în original.

 

c) Contracte de partaj / dezmembrare (lotizare, dezlipire) / alipire (comasare)

 

- acte de proprietate (de exemplu, după caz: contract vânzare-cumpărare cu dovada de achitare a restului de preţ, titlu de proprietate, ordin al prefectului, autorizaţie construire sau contract de construire, proces-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor, certificat de moştenitor etc.);

- certificat de atestare fiscală, în termen de valabilitate, eliberat de organul fiscal local competent;  

- certificat de urbanism, în termen de valabilitate, în caz de dezmembrare (lotizare, dezlipire) sau alipire (comasare);

- documentaţia cadastrală şi încheierea de intabulare în cartea funciară a bunurilor imobile. În cazul operaţiunilor de dezmembrare (lotizare, dezlipire) sau alipire (comasare) este necesară şi prezentarea documentaţiei cadastrale întocmite pentru realizarea acestor operaţiuni;

 - extras de carte funciară pentru autentificare. Acest document se obţine numai prin intermediul biroului notarial;

 

 d) Testamente
 

- copie a actului de identitate al legatarului (persoana in favoarea căreia se lasă testamentul);

- pentru evidenţierea corectă şi completă a bunurilor ce sunt lăsate prin testament este nevoie de actele de proprietate (de exemplu, contract vânzare-cumpărare, titlu de proprietate, ordin al prefectului, autorizaţie construire sau contract de construire, proces-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor etc.) şi certificat de moştenitor (dacă există);

 

e) Antecontracte de vânzare-cumpărare

 

 - acte de proprietate (de exemplu, contract de vânzare-cumpărare cu dovada de achitare a restului de preţ, titlu de proprietate, ordin al prefectului, autorizaţie construire sau contract de construire, proces-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor, certificat de moştenitor etc.);

- extras de carte funciară pentru informare (dacă există deschisă carte funciară);

- dacă există, documentaţia cadastrală şi încheierea de intabulare în cartea funciară a bunurilor imobile

 

f) Contracte de vânzare-cumpărare / donaţie / schimb / întreţinere / rentă viageră privind bunurile imobile sau acte constitutive de drepturi reale imobiliare (uzufruct, uz, abitaţie, servitute, superficie etc.)

 

- acte de proprietate (de exemplu, contract vânzare-cumpărare cu dovada de achitare a restului de preţ, autorizaţie construire, proces-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor, hotărâre judecătorească, titlu de proprietate, certificat de moștenitor etc);

- certificat de atestare fiscală, în termen de valabilitate, eliberat de organul fiscal local competent, din care să rezulte că, pentru imobilul respectiv, nu sunt datorii neachitate. Trebuie să fie eliberat câte un certificat de atestare fiscală pentru fiecare proprietar;

- extras de carte funciară pentru autentificare. Acest document se obţine numai prin intermediul biroului notarial;

- documentaţia cadastrală şi încheierea de intabulare în cartea funciară;

- în cazul apartamentelor precum şi al imobilelor formate din teren şi construcţie care fac parte din ansambluri rezidenţiale pentru care s-a constituit asociaţie de proprietari: adeverinţă de la asociaţia de proprietari, cu ștampila asociației și semnată de preşedintele asociaţiei şi de administrator, cu numele acestora în clar, în sensul că proprietarul nu are debite la asociaţie;        

- în cazul clădirilor, ultimele facturi şi chitanţe pentru plata utilităţilor, după caz; precum şi certificat de performanţă energetică în cazul vânzărilor;

- în cazul înstrăinării locuinţelor, poliţa de asigurare împotriva dezastrelor naturale;

- în cazul constituirii unui drept de servitute de trecere: certificat de urbanism eliberat în acest scop şi în termen de valabilitate. Precizare: Nu trebuie confundat dreptul de servitute de trecere (care este un drept real distinct de dreptul de proprietate) cu cazul în care se va transmite dreptul de proprietate asupra unei cote părţi dintr-un drum de acces la un anumit teren;

- în cazul contractelor de întreţinere încheiate de persoane în vârstă, se impune asistenţa acestor persoane, după caz, conform legii, de către un reprezentant al autorităţii tutelare.

 

g) Contracte de ipotecă imobiliară

 

 - acte de proprietate (de exemplu, contract vânzare-cumpărare şi dovada achitării restului de preţ, titlu de proprietate, ordin al prefectului, autorizaţie construire sau contract de construire, proces verbal de recepţie la terminarea lucrărilor, certificat de moștenitor etc.);

- certificat de atestare fiscală, în termen de valabilitate, eliberat de organul fiscal local competent, din care să rezulte că pentru imobilul respectiv nu există datorii neachitate;

- extras de carte funciară pentru autentificare. Acest document se obţine numai prin intermediul biroului notarial;              

- documentaţia cadastrală şi încheierea de intabulare în cartea funciară.

 

h) Contracte de comodat/închiriere

 

- acte de proprietate (de ex., contract vânzare-cumpărare, titlu de proprietate, ordin al prefectului, autorizaţie construire sau contract de construire, proces verbal de recepţie la terminarea lucrărilor, certificat de moștenitor etc.), cartea de identitate a vehiculului și certificatul de înmatriculare (în cazul autovehiculelor), certificat de performanță energetică, extras recent de carte funciară pentru informare și documentația cadastrală (dacă există).

 

i) Declarații/Procuri

 

- înscrisuri în functie de specificul declaraţiei/procurii (De exemplu, pentru acordurile de călătorie a minorului va fi nevoie de certificatul de naştere al minorului. În plus, în principiu, în cazul în care partea încheie respectiva declaraţie/procură într-o anumită calitate (de exemplu, proprietar, administrator etc.) va trebuie să facă dovada acelei calităţi cu înscrisuri;

- este indicat, în cazul procurilor, pentru acuratețea datelor, să se aducă o copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.

 

j) Legalizări de copii ale unor înscrisuri

 

- exemplarul documentului în original.

(vezi şi secţiunea VI, punctul 10).

 

 k) Legalizări de semnătură
 

- actul pe care se solicită legalizarea semnăturii. Acesta trebuie să fie nesemnat şi multiplicat în câte exemplare se doreşte, plus unul pentru arhiva biroului notarial. În plus, legea nu trebuie să ceară forma autentică pentru validitatea acelui act.